Gestionar un proyecto puede ser una tarea desalentadora. En la gerencia de proyectos es normal que surjan cambios en lo que respecta a las áreas de cada proyecto. A menudo cambia el entorno de negocios en medio del desarrollo, y los supuestos trazados al comienzo no siempre siguen siendo válidos. Esto implica que el cronograma o las tareas deban ser cambiados. Si el gerente del proyecto está de acuerdo con todos los cambios, es probable que el proyecto cambie de de presupuesto, se atrasará y hasta podría fracasar.
Cuando se administran los cambios, el gerente de proyecto puede tomar decisiones sobre incorporar los cambios inmediatamente o en el futuro, o rechazarlos. Para que se aumenten las posibilidades de que el proyecto sea exitoso el gerente de proyecto debe controlar la forma en que se incorporan esos cambios, es él quién puede disponer nuevos recursos afines al cambio y puede planificar cuándo y cómo se harán los mismos. Una de las razones por lo que a veces fracasan los proyectos es por la imposibilidad de gestionar los cambios eficientemente.
En la gestión de cambio, el conocimiento, la innovación, la calidad, e incluso la creatividad no son conceptos nuevos en el marco del desarrollo organizacional. En las últimas décadas se han desarrollando distintos modelos destinados a enfrentarse a una sociedad intensamente compleja y a mejorar en definitiva el funcionamiento de cada proyecto.
Empresas de todos los sectores, se han visto obligadas a incorporar en sus objetivos gradualmente nuevos conceptos, lo que ha implicado chocar contra todo un conjunto de cambios, con el fin de responder cada vez más a las exigencias del mercado.
En todas las organizaciones, llega el momento en que es necesario conceptuar y sistematizar el concepto de gestión del cambio y considerar cuáles son las premisas necesarias para la introducción de un sistema de gestión del cambio dentro de las mismas.
La gestión del cambio no es un concepto lejano que ha surgido por arte de magia. Ni tampoco es el único resultado de una de una simple decisión de las cúpulas jerárquicas. Para poner en marcha la implementación de un proceso de cambio, es necesario que las empresas u organizaciones cumplan con unos requisitos generales, como lo puede ser entre muchas, un estilo de dirección que invite a la comunicación y el diálogo y una cierta jerarquización de los diferentes niveles.
Una propuesta de cambio puede llegar a significar el tener que modificar los comportamientos de las personas involucradas; el reto de tener que aprender algo nuevo, abandonar formas de hacer del pasado, la disminución del poder o de la influencia de un puesto de una unidad en la institución, entre muchos más. Por lo tanto, el que se presenten resistencias es un hecho previsible y perfectamente normal.
Cualquiera sea la forma en que se ejecute un proyecto de cambio, es de vital importancia seguir ciertas normas para evitar crear situaciones engorrosas, cuya corrección puede resultar compleja, cara y consumidora de tiempo. Es preferible que se tomen todas las precauciones para conseguir que las primeras experiencias sean valoradas de forma positiva.
Es fácil crear falsas expectativas cuando se realizan este tipo cambios, pero si no se logran los resultados esperados, la consecuencia inmediata es la desilusión. Es indispensable que, antes de iniciar un proceso de cambio, se analice detenidamente qué pretendemos lograr, cómo y en qué parte de la empresa debe ser implantado, con qué recursos, quiénes deben participar y cómo, en qué tiempo, con qué recursos y qué beneficios se obtendrán de todo el proceso.
En definitiva, no se debe preocupar del cómo empezar con la gestión del cambio, sino de cómo hacerlo bien, utilizando correctamente los métodos, planteamientos y estrategias adecuadas y dedicando los recursos disponibles de la forma más eficiente y más productiva.
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